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Le LIST recrute !

Offres d’emploi

Publié le
jeudi 8 mars 2018 à 04:00

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Administrative assistant (m/f)

RÉFÉRENCE : LIST-CORP-2018-005

Contexte

En tant qu’Administrative Assistant rattaché(e) à l’Unité Infrastructure, Safety Quality and Compliance, vous réaliserez des activités de support administratif sur différents services assurés par l’Unité et principalement à destination des clients internes (départements de recherche du LIST).

Description

À ce titre, vous serez principalement en charge de :

  • Contribuer à la réalisation de présentations PowerPoint et de comptes-rendus de réunions
  • Garder à jour des bases de données (plans, surfaces, affectations, attributions, etc.)
  • Constituer des dossiers administratifs et contrôler leurs données/fichiers, leurs mises à jour, effectuer des retours ou des relances
  • Créer des demandes d’achats et réceptions de produits (MIGO) dans le système SAP
  • Suivre des fiches d’équipements pour l’achat d’équipements
  • Garder à jour la liste des pays à risques
  • Contribuer au suivi des contrôles réglementaires liés à la sécurité :
    • planification de rendez-vous
    • enregistrement de rapports
    • recueil de points ouverts et observations
    • enregistrement d’actions
    • documentation du suivi des actions
    • mise à jour des statuts des actions réalisées
  • Archiver et classer divers documents

Vous serez également amené(e) à assurer le backup de membres de l’équipe support notamment dans la gestion des badges et des accès aux locaux et laboratoires et la gestion des appartements mise à disposition au personnel du LIST.

Profil

Diplômes

  • Diplôme de niveau BAC+2 de type BTS Gestion Administrative ou équivalent

Compétences

  • Avoir minimum 2 ans d’expérience professionnelle dans ce type de mission
  • Être à l’aise dans la manipulation de différents logiciels informatiques
  • Avoir des connaissances approfondies des outils standards de bureautique
  • Avoir de l’expérience en production et/ou en revue documentaire
  • Connaître les normes et standards en qualité et des réglementations Hygiène, Sécurité, Environnement constitue un avantage
  • Connaître des méthodes de classement et d’archivage
  • Être autonome, ordonné et méticuleux
  • Être capable de gérer plusieurs tâches en parallèle et à travailler avec des interruptions fréquentes
  • Avoir des capacités d’écoute et de communication. Être orienté(e) services
  • Être capable de travailler dans la confidentialité et la discrétion

Langues

  • Maîtriser le français et l’anglais couramment
  • Connaître l’allemand ou le luxembourgeois constitue un avantage

Type de contrat : CDI

Lieu de travail : Belval

Postuler en ligne

Source : LIST

Publié le
jeudi 8 mars 2018


Article de notre partenaire

Luxembourg Institute of Science and Technology (LIST)
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