Chargé Administratif et Financier (f/m/x)

Objectif

Sous la direction du/de la Directeur·rice, le rôle principal du/de la Chargé Administratif et Financier est de gérer toutes les tâches administratives et financières su siège et soutenir l’organisation pour préparer les rapports financiers des projets menés au Luxembourg et dans les pays du Sud.

Principales responsabilités

Gestion Financière

• Assurer une responsabilité et une transparence financières de haut niveau.
• Participer à l’élaboration et au suivi du budget d’ECPAT Luxembourg et de ses projets.
• Tenir à jour les tableaux de bord existants.
• Assurer le bon déroulement des audits internes et externes.
• Élaborer des rapports financiers d’exécution à destination des bailleurs publics et privés en collaboration avec les bureaux de coordination.
• Contrôler et vérifier les rapports financiers, la conformité des pièces justificatives et des factures des projets gérés directement depuis le siège.
• Suivre et contrôler les engagements financiers d’ECPAT Luxembourg et du(des) partenaire(s) associé(s) (conventions de partenariat, contrat ou accords de financement, etc.).
• Présenter à chaque réunion du Conseil d’Administration, un suivi budgétaire tenant compte de l’ensemble des dépenses liées aux projets et à l’organisation et faire des recommandations à l’organisation sur les dépenses budgétaires.

Gestion Administrative

• Veiller et analyser les appels à projets, publics et privés, en étroite collaboration avec le/la Directeur·rice ;
• Participer à la capitalisation des expériences/connaissances de la relation avec les bailleurs institutionnels ;
• S’assurer que le bureau respecte ses obligations légales et fiscales et définir le meilleur cadre juridique et administratif pour soutenir le développement de ses activités.
• Participer à l’organisation des conseils d’administration, des assemblées générales dans le respect des obligations légales.
• Assurer le suivi administratif au quotidien des ressources humaines : congés, arrêts maladie, etc.
• Gérer l’archivage des documents administratifs.
• Effectuer toutes les démarches liées à la fin de contrat.
• Assurer les formalités administratives liées à l’intégration de nouveaux employés et organiser leur accueil (organisation des briefings, envoi et explication des procédures, suivi des formations et périodes d’essai...).

Comptabilité

• Gérer et tenir à jour les documents financiers et comptables en conformité avec les procédures d’audit et d’archivage.
• Assurer le suivi des dépenses et des factures.
• Garantir la fiabilité des comptes par un contrôle de la comptabilisation des dépenses.
• Effectuer les rapprochements comptables.
• Gérer et consolider les journaux caisses et bancaires.
• Travailler avec l’expert-comptable d’ECPAT Luxembourg pour l’établissement des comptes annuels.

Appui à la gestion administrative et financier des projets

• Participer à l’élaboration des conventions de partenariat.
• Participer à l’élaboration des cahiers de charges relatifs aux divers consultances accordées dans la mise en œuvre des projets.
• Vérifier le suivi des dépenses des projets et des bureaux de coordination et valider les demandes de versements de financement.
• Soutenir l’équipe dans la conception et élaboration des projets sur les aspects budgets, suivi financier et administratif.
• Assurer le bon déroulement des audits des projets et des bureaux de coordination, participer à l’élaboration des termes de référence et sélection des auditeurs.

Transparence et collecte de fonds

Veiller à ce qu’ECPAT Luxembourg soit redevable, notamment devant les donateurs, grâce à la transparence et à l’uniformité dans tous les processus et procédures, favorisant la crédibilité et la qualité.
Assurer les tâches liées à la gestion des dons (encodage, remerciements, etc...).
Gérer et développer les activités de collecte de fonds au Luxembourg.
D’autres tâches nécessaires au bon accomplissement du poste peuvent s’ajouter.

Profil du/de la candidat(e)

Le/la Chargé Administratif et Financier sera profondément attaché aux objectifs et aux valeurs d’ECPAT Luxembourg. Tous les candidat·es doivent disposer de ces formations et compétences :

• Partager et soutenir la vision et les valeurs d’ECPAT Luxembourg ;
• Adhérer aux engagements de protection de l’enfance et adopter un comportement exemplaire. La probité du/de la candidat·e sera vérifiée ;
• Niveau universitaire de Master dans un domaine pertinent à la gestion administrative et financière. Un niveau universitaire inférieur peut être comblé par de l’expérience professionnelle ;
• Expérience significative dans un poste similaire d’un minimum de 5 ans ;
• Capacité à produire des documents de haute qualité ;
• Résistance au stress et capacité à gérer les frustrations ;
• Excellentes aptitudes à établir des priorités pour gérer une variété de tâches simultanément ;
• Aptitudes à travailler en équipe ;
• Une attitude proactive et une grande flexibilité - volonté de travailler selon des horaires irréguliers, y compris le week-end, et de voyager occasionnellement dans d’autres bureaux et projets d’ECPAT Luxembourg ;
• La connaissance et compréhension du contexte luxembourgeois est un atout ;
• La connaissance et la compréhension approfondies des questions internationales et de la solidarité internationale ainsi que de la protection de l’enfant est un atout ;
• Maîtrise du français et de l’anglais écrits et parlés, une autre langue est un atout.

Statut

Date limite de candidature : 6 mai 2023

Le dossier de candidature doit comprendre un CV actualisé et une lettre de motivation ;

Note : Étant donné le grand nombre de candidatures que nous recevons, nous ne pouvons répondre à chacune d’entre elles. Nous ne contacterons que les candidat.e.s sélectionné.e.s.

Plus d’informatios : https://www.jobfinder.lu/offers/6437f26a0cf27b8f0f7f0666