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Dans le cadre du développement de notre structure organisationnelle, nous recherchons un(e) responsable de l’administration et des finances (h/f/d).

Au sein de notre environnement d’entreprise multiculturel (allemand, français, luxembourgeois) dans le domaine de l’installation et de la maintenance des systèmes CVC (CVC/HLK), ce poste combine des missions de pilotage opérationnel, un contrôle de gestion rigoureux et précis, ainsi que la coordination et le suivi transversaux des processus administratifs et financiers.

Principales missions et responsabilités

La direction Administration et Finances est chargée de superviser et de piloter les quatre piliers centraux de notre administration :

1. Gestion générale et opérationnelle

• Gestion de l’ensemble de l’organisation administrative et mise en place d’un soutien opérationnel dans le cadre des activités quotidiennes (informatique, événements, parc automobile, moyens d’exploitation et équipement).
• Direction de l’équipe administrative : coordination et répartition des tâches, encouragement du développement professionnel des collaborateurs, ainsi que gestion des absences et mise en place des modalités de remplacement.
• Optimisation et numérisation des processus internes, résolution des problèmes transversaux, ainsi que transmission à la direction des obstacles et des enjeux critiques.
• Soutien opérationnel à la direction par la réalisation d’analyses, d’évaluations et la mise à disposition de bases décisionnelles solides.

2. Contrôle de gestion, finances et audit

• Gestion du suivi de projet : analyse des écarts (coûts, recettes et marges), révision des prévisions, validation des durées de projet et contrôle des coûts après clôture du projet.
• Interface entre les services financiers et les activités opérationnelles : coordination des données comptables avec la gestion de projet et suivi des flux de paiement et de trésorerie (garanties bancaires, retenues de garantie).
• Coordination centrale de l’audit financier en collaboration avec notre auditeur externe (pré-audit en novembre et audit des comptes annuels en mars/avril), y compris la préparation des documents nécessaires ainsi que l’explication et la vérification de la plausibilité des données sous-jacentes.

3. Supervision de la comptabilité et des ressources humaines – (en binôme)

• Garantir une facturation régulière et dans les délais aux clients.
• Organisation du processus de relance et contrôle du recouvrement en bonne et due forme des créances clients impayées.
• Garantir le respect des cycles de paiement et l’utilisation systématique des remises accordées par les fournisseurs.
• Contrôle et validation finale des factures fournisseurs du service administratif.
• Supervision de la gestion du personnel : contrôle de l’enregistrement des temps de travail en collaboration avec l’équipe responsable avant leur transmission au service de la paie, assistance à la rédaction de courriers relatifs au personnel et de contrats de travail, ainsi que rôle d’interface avec le comité d’entreprise.
• Fixation annuelle des barèmes de facturation, notamment pour la facturation des heures consacrées aux projets.
• 4. Administration du système, gestion juridique, services généraux et projets transversaux

• Administration du système ERP LABEL : gestion des accès et des autorisations, ainsi que réalisation des clôtures mensuelles et annuelles.
• Suivi des obligations contractuelles et gestion globale des assurances (y compris le traitement des sinistres sur les chantiers et dans les bâtiments).
• Direction technique et disciplinaire, ainsi que contrôle de la gestion du parc automobile (fleet management).
• Gestion du système de gestion de la qualité conformément à la norme ISO 9001 et pilotage de projets transversaux visant à l’amélioration continue, notamment en vue de poursuivre la numérisation de l’entreprise.

Profil recherché et qualifications requises

Compétences linguistiques

• Compte tenu du contexte fortement multiculturel de notre entreprise et de la collaboration quotidienne avec les différentes équipes, la personne recherchée doit impérativement parler et comprendre l’allemand et le français. La maîtrise du luxembourgeois constitue un atout supplémentaire.

Compétences techniques (hard skills)

• Une formation solide ainsi qu’une expérience professionnelle avérée dans les domaines de la gestion financière, du contrôle de gestion – de préférence dans le cadre de projets – et de la comptabilité.
• Maîtrise des méthodes de préparation et de validation dans le cadre des audits financiers (par exemple, relations avec les commissaires aux comptes).
• Expérience dans la gestion du personnel ainsi que dans le droit des contrats et/ou la gestion des assurances.
• Bonne maîtrise de l’informatique et utilisation assurée des systèmes ERP ; une expérience dans l’administration de logiciels tels que LABEL est un atout.

Compétences personnelles et sociales (soft skills)

• De solides compétences en matière de direction, permettant de diriger, de coordonner et de faire évoluer une équipe aux profils variés.
• Esprit critique et solides capacités d’analyse permettant d’évaluer et de remettre en question les données financières et économiques.
• Un sens de l’organisation très développé, garantissant une séparation claire des rôles entre l’exécution, le contrôle et la validation.
• Excellentes compétences en communication inter-services (capacité à faire le lien entre les perspectives comptables, administratives et techniques).

Cela vous intéresse ? Dans ce cas, envoyez votre dossier de candidature accompagné de votre CV à :

jobs@aio.lu